Arbeitsplatz Sharing: Praktische Lösungen für Unternehmen

In vielen Unternehmen teilen sich Mitarbeiter Arbeitsplätze, anstatt täglich einen fest zugewiesenen Platz alleine zu nutzen. Arbeitsplatz Sharing ist eine Möglichkeit, Büroflächen gründlicher auszulasten und gleichzeitig der Arbeitsweise der Teams besser gerecht zu werden. In diesem Artikel zeigen wir, wie das funktioniert und wie sich das Arbeitsplatz Sharing einfach umsetzen lässt.

Was ist Arbeitsplatz Sharing?

Beim Arbeitsplatz Sharing gibt es keinen festen Arbeitsplatz im Büro. Stattdessen nutzen mehrere Mitarbeiter je nach Bedarf die gemeinsamen Plätze. Dabei gibt es verschiedene Modelle, die sich in ihrer Organisation unterscheiden:

• Hot Desking: Mitarbeiter wählen täglich einen freien Arbeitsplatz. Es gibt keine festen Zuweisungen und keine Buchungsmöglichkeit. Wer zuerst kommt, sucht sich zuerst einen Platz aus.
• Desk Sharing: Die Arbeitsplätze werden von allen genutzt, aber geordnet und unter Verwendung einer Buchungssoftware.
• Flex Desk: Sehr ähnlich zum Desk Sharing. Beim Flex Desk liegt die Betonung auf dem Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen innerhalb des Büros.

Wichtig: Für keinen der Begriffe gibt es eine verbindliche Definition. Oft werden sie auch synonym oder ohne klare Abgrenzung verwendet. Sie haben jedoch gemeinsam, dass dauerhaft fest zugewiesene Arbeitsplätze abgeschafft sind und sich die vorhandenen Plätze geteilt werden.

Warum setzen Unternehmen auf Arbeitsplatz Sharing?

An der Oberfläche entsteht in vielen Unternehmen das Bestreben, selten genutzte Bürokapazitäten abzubauen, sprich: Kosten zu sparen. Viele Mitarbeiter sind durch Remote Work bzw. Homeoffice deutlich seltener im Büro, sodass das Konzept der fest zugewiesenen und oft leerstehenden Schreibtische infrage gestellt wird. Daher bietet das Arbeitsplatz Sharing einige Vorteile:

• Weniger ungenutzte Büroflächen: Nicht jeder Mitarbeiter ist jeden Tag im Büro. Geteilte Arbeitsplätze sorgen dafür, dass vorhandene Schreibtische tatsächlich besser genutzt werden.
• Sparpotenzial: Fixe Schreibtische kosten Geld – sei es durch Mietflächen, Strom oder Reinigung. Arbeitsplatz Sharing reduziert die Kosten, da insgesamt weniger Fläche benötigt wird.
• Anpassung an die Arbeitsweisen: Ohne feste Sitzordnung können Mitarbeiter sich so zusammensetzen, wie es für ihre aktuellen Aufgaben sinnvoll ist.

Worauf sollte man achten?

Einige Punkte sind wichtig, damit Arbeitsplatz Sharing funktioniert:

• Klare Regeln: Wer darf wo sitzen? Gibt es Buchungssysteme oder bestimmte Bereiche für bestimmte Teams?
• Datenschutz: Mitarbeiter müssen ihre Unterlagen sicher aufbewahren können. Ein wichtiger Aspekt ist die Clean Desk Policy.
• Hygiene: Eine regelmäßige Reinigung der Arbeitsplätze ist wichtig, wenn verschiedene Personen sie nutzen.
• Akzeptanz im Team: Mitarbeiter sollten in die Planung einbezogen werden, damit sie sich wohlfühlen.

Wie führt man Arbeitsplatz Sharing erfolgreich ein?

Damit die Umstellung reibungslos läuft, haben sich diese Maßnahmen bewährt:

• Mitarbeiter einbinden: Wer versteht, warum sich etwas ändert, akzeptiert es leichter und kann aktiv daran mitarbeiten.
• Technische Lösungen: Identisch ausgestattete Schreibtische und ein Buchungssystem sorgen dafür, dass jeder Kollege verlässlich auf die nötigen Strukturen zugreifen kann.
• Ansprüche der Mitarbeiter berücksichtigen: Neben geteilten Schreibtischen sind auch Rückzugsorte oder Besprechungsräume wichtig. Mehr dazu im Artikel zu modernen Bürokonzepten.

Tipp: Desk Sharing bietet viel Freiheit, sollte aber auch geordnet ablaufen. Dafür gibt es die 6 goldenen Desk Sharing Regeln.

Platzbuchung: Software für das Arbeitsplatz Sharing

Wenn sich ein Unternehmen für eine Variante des Arbeitsplatz Sharing entscheidet, müssen sich die Mitarbeiter dennoch sicher sein, bei Arbeitsantritt einen freien Arbeitsplatz vorfinden zu können.

Daher bietet Sedeo für alle Mitarbeiter ein Buchungssystem, mit dem sich Arbeitsplätze und Räume verbindlich reservieren lassen. Da die Software in jedem Browser läuft, kann die Buchung auch aus dem Homeoffice oder unterwegs vom Smartphone aus platziert werden.

Arbeitsplatz Sharing – Häufige Fragen und Antworten

Welche Vorteile hat Arbeitsplatz Sharing für Unternehmen?

Es reduziert Miet- und Energiekosten, optimiert die Raumnutzung und fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams. Zudem ermöglicht es eine moderne Arbeitsgestaltung.

Welche Herausforderungen gibt es beim Arbeitsplatz Sharing?

Häufige Herausforderungen sind eine mangelnde Struktur, fehlende persönliche Arbeitsbereiche und potenzielle Datenschutzprobleme. Diese lassen sich durch klare Regeln, Buchungssysteme und Hygienemaßnahmen lösen.

Braucht man spezielle Software für Arbeitsplatz Sharing?

Ja, ein Buchungssystem wird klar empfohlen, um das Arbeitsplatz Sharing konfliktfrei ablaufen zu lassen. 

Wie kann man Mitarbeitende für Arbeitsplatz Sharing begeistern?

Eine offene Kommunikation, Mitbestimmung und eine gute Planung sorgen dafür, dass sich das Team einbezogen fühlt. Mitarbeiter erkennen den Wert, wenn attraktive Pausenbereiche und Ruhezonen zum Konzept dazugehören.