Das Desk Sharing Konzept: Ein offenes Büro für alle

In vielen Unternehmen stehen Schreibtische oft über Tage leer, was sich aus Remote Arbeit bzw. Homeoffice Zeiten ergibt. Arbeitgeber sehen hier Sparpotenzial und sehen nicht ein, für leere Büros Mieten und Betriebskosten aufzubringen.

Arbeitsplätze braucht es trotzdem und hier greift das Desk Sharing Konzept. Was genau sich hinter diesem Thema verbirgt, zeigen wir hier:

• Was das Desk Sharing Konzept bedeutet
• Modelle des Desk Sharing
• Vorteile des Desk Sharing
• Tipps zur Einführung eines Desk Sharing Modells

Was bedeutet Desk Sharing?

Desk Sharing, auch als Shared Desk bekannt, beschreibt, wie sich mehrere Mitarbeiter zeitweise einen Platz zum Arbeiten teilen. Und etwas größer gedacht: Viele Kollegen teilen sich eine begrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen.

Dabei wird das traditionelle Bild eines Büros aufgelöst: Vorbei sind die Zeiten, in denen jeder Kollege einen festen und persönlich eingerichteten Schreibtisch hatte. Zumindest in Unternehmen, die das Desk Sharing Konzept bereits vollständig umsetzen.

Das Modell basiert auf dem Umstand, dass in vielen Unternehmen zunehmend viele Arbeitsplätze gleichzeitig frei sind. Gründe dafür sind Homeoffice-Regelungen, Außentermine oder flexible Arbeitszeiten. Die treibende Kraft dafür war nicht zuletzt auch die Zeit unter Corona. Aber auch statistische Größen wie Urlaubs- und Krankheitstage, Mutterschutz oder Elternzeit fließen hier ein.

Ein zentrales Merkmal des Desk Sharing ist die Flexibilität: Mitarbeiter können den Arbeitsplatz frei wählen, sei es ein klassischer Schreibtisch, ein Raum für konzentrierte Arbeit bzw. Teamtreffen oder eine kreative Zone für Brainstorming-Sessions. So geht das Schreibtisch teilen mit den Kollegen sogar über diesen ersten Gedanken weit hinaus.

Desk Sharing verändert die Arbeitsweise und verlangt oft auch ein Umdenken bei Mitarbeitern und Führungskräften. Es gilt, verbindliche Absprachen zur Nutzung der vorhandenen Schreibtische zu treffen.

Modelle des Desk Sharing

Desk Sharing kann auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden, je nach den Strukturen des Unternehmens. Es bezieht sich immer darauf, wie die Angestellten arbeiten und welcher Platzbedarf jeweils besteht.

Zeitbasiertes Desk Sharing

Bei zeitbasiertem Desk Sharing teilen sich Mitarbeiter Arbeitsplätze nach einem festen Zeitplan. Ein Beispiel: Team A nutzt den Arbeitsplatz vormittags, während Team B ihn am Nachmittag übernimmt. Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die in Schichten arbeiten, also klar abgegrenzte Arbeitszeiten an der Tagesordnung sind.

Flexible Nutzung nach Bedarf

In diesem Ansatz wählen die Mitarbeiter täglich einen freien Arbeitsplatz. Die Plätze werden in der Regel über ein zentrales System gebucht, das allen zugänglich ist. Hierbei helfen Tools, wie beispielsweise Reservierungsapps, um Übersicht über die freien Plätze zu schaffen.

Zonenbasiertes Desk Sharing

Sedeo ist vom ersten Tag an einsatzbereit und stellt eine übersichtliche Darstellung der Arbeitsplätze bereit. Mitarbeiter können Buchungen für Arbeitsplätze, Räume und Zonen flexibel auch mobil oder vom Homeoffice aus vornehmen.

Zudem bietet Sedeo eine einfache Möglichkeit, die Nutzung von Büroressourcen über längere Zeiträume auszuwerten. Diese Funktionen sind bei Sedeo bereits im günstigsten Paket enthalten.

Mischmodelle

In einigen Unternehmen wird Desk Sharing mit festen Arbeitsplätzen kombiniert. Ein Teil der Belegschaft, wie etwa die Führungskräfte, behält feste Büros, während sich alle anderen die vorhandenen Arbeitsplätze teilen.

Vorteile des Desk Sharing Konzepts

Desk Sharing soll zuerst die Kosten reduzieren, dabei aber auch die Arbeitsweise der Teams begünstigen. Wenn dabei beispielsweise Streits um die Nutzung eines Besprechungsraumes beigelegt werden, wirkt sich das auch positiv auf die Stimmung unter den Kollegen aus.

Kostensenkung durch effizientere Büroflächennutzung

Einer der offensichtlichsten Vorteile des Desk Sharing Konzepts ist die Möglichkeit, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorzuhalten. Unternehmen sparen dadurch bei Mieten, Energie und Einrichtungskosten. Sich Arbeitsplätze mit den Kollegen zu teilen, sorgt auch dafür, vorhandene Ressourcen sinnvoll zu nutzen.

Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit

Ein Shared Desk Konzept bricht starre Strukturen auf. Mitarbeiter wechseln regelmäßig ihren Arbeitsplatz, treffen dadurch andere Kollegen regelmäßig und können Wissen und Ideen leichter austauschen.

Anpassung an moderne Arbeitswelten

In Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen ist es nicht mehr notwendig, für jeden Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz bereitzustellen. Im Grunde ist das Desk Sharing Konzept die konsequente Antwort des Arbeitgebers auf den Wunsch der Angestellten, Homeoffice und Co. für sich nutzen zu dürfen.

Mögliche Nachteile des Desk Sharing Konzepts

Trotz der Vorteile birgt Desk Sharing auch Herausforderungen. Der Verlust des festen Schreibtisches samt der persönlichen Ausstattung wird oft kritisch gesehen. Hier ist der Arbeitgeber gefordert, über Schließfächer oder persönliche Boxen neue Möglichkeiten zum Verbleib persönlicher Gegenstände zu schaffen.

Die Organisation der Arbeitsplatzvergabe sollte bestenfalls mit geeigneter Software gelöst werden; Hygienestationen mit Desinfektionsmitteln fördern die Sauberkeit. Es zeigt sich: Ein neues Konzept der Arbeitsplatzteilung bringt auch Änderungen in den Strukturen mit sich.

Erfolg des Desk Sharing Konzepts: Diese Tipps helfen

Eine sorgfältige Planung und die richtigen Kommunikationsmittel steigern die Akzeptanz unter den Kollegen. So ist auch ein reibungsloser Übergang sichergestellt.

Analyse der Anforderungen

Vor der Umsetzung ist es wichtig, die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Belegschaft im Detail zu verstehen.

• Wie viele Arbeitsplätze werden tatsächlich genutzt?
• Wie müssen diese ausgestattet sein?
• Welche Räume sind oft stark nachgefragt?
• Welche Aufbewahrungsmöglichkeiten werden gebraucht?
• Wie müssen Teeküchen ausgestattet sein?
• Welche Pausenzonen sind nötig?

Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter

Die Akzeptanz von Desk Sharing hängt stark davon ab, wie gut die Mitarbeiter informiert und eingebunden werden. Organisieren Sie Informationsveranstaltungen und bieten Sie die Möglichkeit, Fragen und Bedenken zu äußern. Wichtig ist vor allem, geäußerte Bedenken ernst zu nehmen und alltagstaugliche Lösungen anzubieten.

Unterstützende Infrastruktur

Zusätzlich zu den Arbeitsplätzen sollten ausreichend persönliche Schließfächer und attraktive Gemeinschaftsbereiche bereitgestellt werden. Je besser Strukturen dieser Art den Arbeitsalltag erleichtern, desto höher die Akzeptanz des Desk Sharing Konzepts.

Einsatz von Desk Sharing Software

Ein digitales Buchungssystem, wie beispielsweise Sedeo, erleichtert die Organisation und Verwaltung der Arbeitsplätze. Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz im Voraus reservieren und die Verfügbarkeit in Echtzeit prüfen. Diese Tools räumen Konflikte aus dem Weg, bevor sie entstehen. Mit Sedeo können Mitarbeiter auch von Zuhause oder vom Smartphone aus ihren gewünschten Arbeitsplatz buchen.

Das Preismodell von Skedda orientiert sich an der Anzahl an Spaces, womit Arbeitsplätze, Räume usw. gemeint sind. Erweiterte Funktionen sind erst in höheren Bezahlstufen nutzbar.

Noch nie einen Schreibtisch per App gebucht?

Ist Desk Sharing das Richtige für Ihr Unternehmen?

Desk Sharing spart Energie und Mietkosten, verringert die nötige Büroausstattung und führt Mitarbeiter mit bisher kaum bekannten Kollegen zusammen. Gleichzeitig werden dafür jedoch neue Strukturen nötig. Auch die Belegschaft sollte auf das Konzept des Desk Sharing bestmöglich vorbereitet werden.

Mehr zu den Gewinnen durch das Desk Sharing Konzept, deren Herausforderungen und wie sich die lösen lassen, besprechen wir im Artikel zu den Desk Sharing Erfahrungen.

Desk Sharing mit Sedeo

Sedeo ist eine Software, die das tägliche Desk Sharing deutlich erleichtert. Mit der App lassen sich Arbeitsplätze, Meetingräume, Zonen und sogar Parkplätze buchen.

Mit Sedeo erhalten alle Kollegen Zugriff auf die verfügbaren Arbeitsplätze und können diese verbindlich buchen – auch aus dem Homeoffice und über das Smartphone. So ist jederzeit allen Mitarbeitern klar, welche Plätze verfügbar sind.

Desk Sharing Konzept – Häufige Fragen und Antworten

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter keine festen Schreibtische haben, sondern Arbeitsplätze nach Bedarf teilen.

Wie funktioniert die Organisation von Desk Sharing?

Digitale Tools wie Buchungssysteme ermöglichen eine einfache Verwaltung, indem sie die Reservierung und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen steuern.

Welche Herausforderungen bringt das Desk Sharing Konzept mit sich?

Bedenken der Mitarbeiter über den Verlust eines festen Schreibtisches und Hygieneanforderungen sind häufige Themen, die durch Planung und Kommunikation gelöst werden können.Kostenplanung ermöglicht.

Wie können persönliche Gegenstände beim Desk Sharing aufbewahrt werden?

Unternehmen stellen häufig Schließfächer oder mobile Boxen bereit, um persönliche Gegenstände sicher aufzubewahren.