Die 6 goldenen Desk Sharing Regeln + Tipps für Arbeitgeber

Klare Regeln und clever vorbereitete Strukturen sorgen dafür, dass Desk Sharing jeden Tag reibungslos funktioniert. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 6 praxistaugliche Desk Sharing Regeln für Ihre Mitarbeiter, mit denen Chaos und Unzufriedenheit im Büro vermieden werden. Zusätzlich geben wir Arbeitgebern ein eigenes Regelwerk mit, mit dessen Hilfe Sie die nötigen Strukturen für das Desk Sharing etablieren können.

Desk Sharing Regeln für die Belegschaft

Gemeinsames Arbeiten und das Teilen von Arbeitsplätzen funktioniert immer dann am besten, wenn es dafür klare Regeln gibt. Besprechen Sie die folgenden Regeln in Ihren Teams. Es bietet sich außerdem an, dieses Desk Sharing Regelwerk in gemeinsam genutzten Bereichen zu platzieren. 

1. Plätze sauber hinterlassen: Räumen Sie nach der Nutzung Ihren Arbeitsplatz, Pausenbereich oder Meetingraum auf. Hinterlassen Sie alles so, wie Sie es vorfinden möchten – sortiert und frei von Abfall.
2. Persönliche Gegenstände sicher verstauen: Behalten Sie persönliche Gegenstände jederzeit bei sich oder nutzen Sie die bereitgestellten Schließfächer und Rollcontainer. Am Arbeitsplatz sollten nur Arbeitsmaterialien liegen (Clean Desk Policy).
3. Respektvoll miteinander umgehen: Seien Sie rücksichtsvoll gegenüber Ihren Kollegen. Halten Sie Gespräche in Arbeitsbereichen leise und nutzen Sie Telefonräume für Anrufe oder virtuelle Meetings. 
4. Arbeitszonen beachten: Nutzen Sie die verschiedenen Bereiche entsprechend ihrer Funktion: Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten, Zonen für die Teamarbeit und Telefonräume für Anrufe. 
5. Technik und Material pfleglich behandeln: Gehen Sie sorgsam mit der bereitgestellten Ausstattung um. Bitte melden Sie defekte oder fehlende Materialien, sodass diese schnell ersetzt werden können.
6. Arbeitsplätze digital buchen: Reservieren Sie Ihren gewünschten Arbeitsplatz vorher über unsere App. Bitte stornieren Sie Plätze und Räume, wenn sich Ihre Planung ändert.

Desk Sharing Regeln für Arbeitgeber – So gelingt die Umsetzung

Machen Sie es Ihrer Belegschaft leicht, die oben genannten Regeln einzuhalten, indem Sie die passenden Strukturen dafür bereitstellen. Denn ohne Rückzugsorte, Schließfächer, Buchungssoftware usw. werden die Desk Sharing Regeln immer wieder aufgeweicht.

• Arbeitsplatzgestaltung standardisieren: Statten Sie alle Arbeitsplätze einheitlich aus, etwa mit Monitoren, Dockingstationen und Büromaterial – beachten Sie dabei auch die Einhaltung des Arbeitsschutzes. Einheitlichkeit vermeidet, dass einzelne Arbeitsplätze mehr oder weniger attraktiv sind und somit unterschiedlich oft gebucht werden.
• Arbeitszonen einrichten: Bilden Sie den Raumbedarf Ihrer Angestellten anhand verschiedener Zonen ab: Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten, Zonen für die Teamarbeit und separate Räume für wichtige Telefonate und virtuelle Meetings.
• Stauraum für persönliche Gegenstände schaffen: Richten Sie ausreichend Schließfächer oder Rollcontainer ein, damit Mitarbeiter persönliche Dinge sicher verstauen können.
• Attraktive Pausenbereiche und Rückzugsorte: Verhindern Sie das Essen am Arbeitsplatz und laute Pausengespräche, indem dafür gesonderte Zonen angeboten werden.
• Reinigungsmaterial bereitstellen: Mitarbeiter werden ihre Arbeitsplätze nur dann selbst reinigen, wenn sie leicht an Tücher, Reinigungsmittel und Co. kommen. Stellen Sie außerdem Desinfektionsmittel bereit.
• Buchungssoftware bereitstellen: Mündliche Absprachen oder händisch geführte Buchungen führen unweigerlich zu Fehlern. Mit einer Desk Sharing Software sorgen Sie dafür, dass Ihren Mitarbeitern die gebuchten Arbeitsplätze und Räume auch tatsächlich bereitstehen.

Tipps zu den Desk Sharing Regeln

Die Unternehmensführung kann nicht über jeden einzelnen Anspruch an Arbeitsplätze und Pausenbereiche Bescheid wissen. Gehen Sie daher mit den Angestellten in den Austausch und ermitteln Sie, was für eine produktive Arbeit und erholsame Pausen nötig ist.

• Welche Grundausstattung muss jeder Arbeitsplatz haben?
• Braucht es abschließbare Fächer direkt am Arbeitsplatz?
• Welche Räume und weitere Zonen werden benötigt?
• Wie groß müssen Schließfächer dimensioniert sein, sodass die Jacke, Rucksack/Tasche, Fahrradhelm usw. Platz finden?
• Wie verbringen die Kollegen ihre Pausen, welche Sitzmöbel werden gewünscht?
• Was muss in einer Kaffeeküche vorhanden sein?

Je besser die Bedingungen auf die Arbeit Ihres Teams zugeschnitten sind, desto einfacher fällt die Einhaltung der gestellten Regeln. Mangelt es hingegen an Reinigungsmitteln, Verschlussmöglichkeiten usw., werden auch die Regeln immer wieder untergraben.

Es darf nicht vergessen werden, dass die Arbeitszeit einen großen Teil des Tages einnimmt und Menschen immer Wege suchen werden, sich diese Zeit möglichst nach ihren Vorstellungen zu gestalten.

Unter diesen Punkten bietet die Arbeitsplatzbuchung besonders viel Potenzial für Konflikte, wenn diese denn nicht zuverlässig geregelt ist. Hier reicht es, sich den aufkommenden Frust vorzustellen, wenn nach der womöglich langen Fahrt in die Firma dann kein Schreibtisch zum Arbeiten frei ist.

Um eine solche Situation von vornherein auszuschließen, kann jeder einzelne Mitarbeiter mit Sedeo, der Software für Arbeitsplatzbuchung, den Arbeitsplatz oder Meetingraum verbindlich buchen. In der Benutzeroberfläche ist sofort klar, welche Plätze frei sind und welche bereits vergeben. Die Software ist selbsterklärend, sodass jeder im Team ab dem ersten Tag selbstständig buchen kann.

Gute Regeln gelten für alle gleich

Klare Regeln erleichtern ein konfliktfreies Miteinander im Desk Sharing. Sind die Arbeitsplätze sauber, gut ausgestattet und verbindlich reservierbar, steht auch dem erfolgreichen Teilen der Arbeitsplätze nichts im Wege. Dank gut ausgestatteter Pausenbereiche müssen auch keine privaten Wasserkocher mehr in Schubladen versteckt werden.

Die gezeigten Regeln, sowohl für die Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber, erleichtern den Einstieg ins Desk Sharing und sorgen langfristig für reibungslose Abläufe. Die Buchungssoftware Sedeo trägt maßgeblich dazu bei, dass das Desk Sharing schnell ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltages ist und Arbeitnehmer deutlich weniger dazu neigen, geltende Regeln zu beugen.

Desk Sharing Regeln – Häufige Fragen und Antworten

Welche Regeln sind für Desk Sharing wichtig?

Ordnung halten, Rücksicht nehmen, klare Arbeitszonen nutzen und ein Buchungssystem konsequent anwenden. Diese Regeln fördern eine harmonische und effiziente Nutzung.

Was passiert mit persönlichen Gegenständen beim Desk Sharing?

Persönliche Gegenstände wie Jacken, Fahrradhelme, Taschen oder Rucksäcke müssen nicht direkt am Arbeitsplatz verbleiben, sondern können in bereitgestellten Schließfächern oder anderen Stauraummöglichkeiten aufbewahrt werden.

Wie kann ich Konflikte beim Desk Sharing vermeiden?

Respektvolles Verhalten, klare Kommunikation und transparente Regeln helfen, Konflikte zu minimieren. Probleme sollten frühzeitig angesprochen und gemeinsam gelöst werden. Insbesondere die verbindliche Arbeitsplatzbuchung trägt maßgeblich zum Betriebsfrieden bei.

Welche technischen Voraussetzungen sind für Desk Sharing notwendig?

Eine einheitliche Arbeitsplatzgestaltung mit der notwendigen IT-Ausstattung sowie ein zuverlässiges Buchungssystem sind die wichtigsten Grundlagen für das Desk Sharing.