Clean Desk Policy verstehen und umsetzen

Wer bei einer Clean Desk Policy an Reinigungsmittel und saubere Schreibtische denkt, liegt falsch. Hier geht es nicht nur um Sauberkeit, sondern um den verantwortungsvollen Umgang mit Dokumenten, Datenschutz und Ordnung. Hier zeigen wir, was es damit auf sich hat, was bei der Umsetzung einer solchen Policy hilft und wie es auch den Arbeitsalltag des Teams angenehmer macht.

Was ist eine Clean Desk Policy?

Clean Desk Policy, deutsch: Richtlinie für leere und aufgeräumte Schreibtische

Eine Clean Desk Policy oder Clean Desk Prinzip stellt sicher, dass Arbeitsplätze am Ende jedes Arbeitstages oder nach jeder Nutzung frei von Unterlagen, Notizen und persönlichen Gegenständen sind. Es geht dabei nicht nur um Papierdokumente. Auch Geräte wie Computer, Terminals und Tablets sollen abgemeldet, gesperrt oder eingeschlossen werden.

Die Policy wird eingesetzt, wenn Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, sondern von wechselnden Kollegen genutzt werden. Das ist bei Hot Desking oder Desk Sharing Konzepten der Fall.

Wozu dient die Clean Desk Policy?

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Sobald ein Arbeitsplatz verlassen wird, dürfen vertrauliche Informationen nicht mehr offen einsehbar sein.
• Faire Nutzung von geteilten Arbeitsplätzen: Sobald ein Arbeitsplatz freigegeben wird, soll er für den nächsten Kollegen sofort nutzbar sein – ohne vorher die Dokumente des Vorgängers wegräumen zu müssen.
• Professioneller Eindruck: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz wirkt organisiert und hinterlässt bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern einen positiven Eindruck.

Dass ein Arbeitsplatz sauber hinterlassen werden soll, zählt eher zum Hygienekonzept und ist nicht Teil der Clean Desk Policy.

Wie setzt man die Policy um?

Wie bei allen anderen Regeln gilt auch für eine Clean Desk Policy, dass sie für jeden im Unternehmen gleichermaßen gelten soll. Die Policy sollte daher ein verbindlicher Teil des Onboardings neuer Kollegen sein bzw. einem vorhandenen Team als festes Regelwerk vorgestellt werden. Inhalte können sein:

• Soweit es geht, wird auf physische Dokumente verzichtet und digital gearbeitet.
• Am Ende der Arbeit werden Unterlagen in abschließbaren Schubladen oder Schränken verstaut.
• Computer werden gesperrt, Laptops und weitere Geräte entweder mitgenommen oder eingeschlossen.
• Auf dem Arbeitsplatz verbleibt nur die feste Ausstattung, wie zum Beispiel der Monitor und die Dockingstation.

Vorgesetzte sollten als Vorbild eintreten und die geltende Clean Desk Policy nicht nur einfordern, sondern auch für ihre eigene Arbeit umsetzen.

Wichtig: Dokumente abzuschließen und Geräte zu sperren ist auch während einer Pause wichtig. Also immer dann, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird.

Was braucht ein Unternehmen für die Umsetzung einer Clean Desk Policy?

Regeln lassen sich durch das Team immer dann am einfachsten umsetzen, wenn dafür die nötigen Strukturen vorhanden sind.

• Stauraum und Schließfächer: Für Unterlagen und persönliche Gegenstände.
• Lademöglichkeiten in den Schließfächern: Um Geräte über Nacht oder am Wochenende laden zu können.
• Ausstattung der Arbeitsplätze: Jeder Arbeitsplatz sollte vollwertig und gleich ausgestattet sein. So fällt der Wechsel leichter und niemand muss sich umfänglich einrichten.
• Digitale Infrastruktur: Erleichtern Sie das digitale Arbeiten mit Cloud-Diensten und Software zur Zusammenarbeit. So wird es leichter, papierlos zu arbeiten.

Tipps aus der Praxis

• Bewusstsein schaffen: Wenn allen klar ist, warum die Policy wichtig ist, steigt die Akzeptanz.
• Einfache Umsetzung: Je unkomplizierter die Regeln, desto eher werden sie eingehalten. Eine kurze Checkliste oder Infografik pro Arbeitsplatz kann hilfreich sein.
• Geduld haben: Die Einführung einer neuen Policy braucht Zeit. Eine offene Kommunikation und Unterstützung sind wichtiger als Kontrolle.
• Nicht nur „Sauberkeit“ im Fokus: Es geht weniger um optische Ordnung als vielmehr um den Schutz vertraulicher Informationen und die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen.

Tipp: Geben Sie Ihrem Team mit, dass die Tasse Kaffee, die Wasserflasche und der Notizblock samt Kugelschreiber sehr wohl zur Arbeit gehören und auf dem Schreibtisch sein dürfen. Die Clean Desk Policy will keine Verbote aussprechen, sondern für aufgeräumte Plätze nach der Arbeit sorgen.

Die Clean Desk Policy beim Desk Sharing

Solange ein Unternehmen auf fest zugewiesene Schreibtische und verschließbare Büros setzt, wird der Schutz von Dokumenten und Daten auf anderen Wegen als einer Clean Desk Policy umgesetzt werden. Sie ist für moderne Bürokonzepte inklusive eines Desk Sharing Konzeptes jedoch nicht wegzudenken. 

Desk Sharing und die passende Policy sind eine Kombination, die sicherstellt, dass jeder Kollege für seine Arbeit einen freien, aufgeräumten und gut ausgestatteten Platz vorfindet. Richtig angewendet sorgt das Desk Sharing dafür, dass insgesamt weniger Ausstattung gekauft werden muss – bis hin zur Verkleinerung der Bürofläche. Das spart Kosten und die Angestellten arbeiten häufiger zusammen.

Clean Desk Policy – Häufige Fragen und Antworten

Für wen gilt die Clean Desk Policy?

In der Regel gilt die Policy für alle Mitarbeiter, die in Büro- oder flexiblen Arbeitsplatzkonzepten arbeiten. Sie betrifft insbesondere Unternehmen mit Desk Sharing, Co-Working-Spaces und/oder sensiblen Daten.

Warum ist eine Clean Desk Policy wichtig?

Eine Clean Desk Policy sorgt für den Schutz vertraulicher Informationen. In erster Linie ist sie ein Instrument für den Datenschutz.

Welche konkreten Maßnahmen gehören zur Clean Desk Policy?

Mitarbeiter sollten sämtliche Dokumente und Notizen nach der Nutzung ihres Arbeitsplatzes sicher verstauen. Computer müssen gesperrt und Laptops ordnungsgemäß verwahrt werden. Persönliche Gegenstände sollten in dafür vorgesehenen Schließfächern oder Aufbewahrungsmöglichkeiten untergebracht werden. Zudem ist es wichtig, keine Passwörter oder sensible Informationen offen zugänglich zu lassen und vertrauliche Unterlagen ordnungsgemäß zu entsorgen oder zu schreddern.

Gibt es spezielle Möbel oder Ausstattung für eine Clean Desk Policy?

Ja, einige Möbel und Ausstattungen erleichtern die Umsetzung erheblich. Dazu gehören abschließbare Schränke oder persönliche Schließfächer für sichere Aufbewahrung. Zudem helfen Cloudsoftware und weitere Software, um auch ohne Papier mit den Kollegen zusammenarbeiten zu können.

Ist eine Clean Desk Policy Pflicht oder freiwillig?

Die Umsetzung einer Clean Desk Policy ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann im Unternehmen aber zur Pflicht erklärt werden. In stark regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen kann sie jedoch aufgrund von Datenschutzbestimmungen erforderlich sein.