Die besten Desk Sharing Beispiele

Desk Sharing ist nicht überall gleich. Stattdessen können Schwerpunkt und Zweck der gemeinsamen Arbeitsplatznutzung in jedem Unternehmen anders gelegt werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen vier unterschiedliche Desk Sharing Beispiele und wie die Buchung auch über die einzelnen Arbeitsplätze hinaus genutzt werden kann.

Desk Sharing Beispiele anhand unterschiedlicher Unternehmen

Das gelebte Desk Sharing verändert sich mit der Größe des Unternehmens, aber auch mit dem Buchungsverhalten der Mitarbeiter. Auch die Ansprüche an die einzelnen Arbeitsplätze spielen eine Rolle. Hier zeigen wir vier unterschiedliche Beispiele für das Desk Sharing.

Mittelständische Unternehmen

Im Mittelstand wird Desk Sharing entweder vollumfänglich oder auch häufig als Ergänzung zu festen Arbeitsplätzen genutzt. In der ersten Variante wird die Grundidee des Desk Sharing vollständig umgesetzt. Das heißt, es gibt keinerlei fest zugewiesene Arbeitsplätze, sondern jeder Schreibtisch, Meetingraum oder Zone wird vorher gebucht.

In der zweiten Variante behalten diejenigen Mitarbeiter ihre festen Schreibtische, die auch faktisch jeden Tag anwesend sind. Das Desk Sharing wird parallel dazu von Kollegen genutzt, die seltener im Büro sind, beispielsweise weil sie häufig vom Homeoffice aus arbeiten oder als Vertriebler viel unterwegs sind.

Das Buchungssystem kann in diesem Falle leicht auf Räume und Zonen erweitert werden. So steht der gesamten Belegschaft ein verbindliches System für diese gemeinsam genutzten Ressourcen zur Verfügung.

Diese geteilte Variante ist auch für Unternehmen interessant, die einen sanften Einstieg ins Desk Sharing suchen. Anstatt also die gesamte Belegschaft sofort umzustellen, erfolgt der Einstieg über Personen, die ohnehin häufiger den Arbeitsort wechseln.

Modern aufgestellte Agenturen

Wenn New Work, eine freie Zeiteinteilung und wechselnde Arbeitsorte zur Unternehmenskultur gehören, ist auch der Weg hinein ins Desk Sharing nicht weit. In diesem Falle bezieht sich das Desk Sharing zum einen auf die Kernidee, sprich die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen und die erleichterte Möglichkeit, für einzelne Projektabschnitte neben bestimmten Teammitgliedern sitzen zu können.

Zum anderen kann Desk Sharing hier helfen, besonders ausgestattete und somit teure Arbeitsplätze stärker auszulasten. Denn in Agenturen arbeiten häufig Spezialisten, die eine ebenso spezielle Technik für ihre Arbeit benötigen. Das können besonders leistungsfähige Computer für Videoschnitt oder Rendering sein. Ebenso grafische Arbeitsplätze mit Zeichenpads oder mehreren Monitoren mit besonderer Farbwiedergabe, Helligkeit, Kontrast usw.

Anstatt also sofort mehrere dieser Arbeitsplätze einzurichten, können sie zunächst geteilt werden, was insbesondere auch Start-ups finanziell entlastet. Grundlage ist auch hier ein zuverlässiges Buchungssystem, sodass sich die Kollegen planbar und zuverlässig an diesen Arbeitsplätzen abwechseln können.

Tipp: In Sedeo lassen sich einzelne Arbeitsplätze nur für die Buchung durch bestimmte Personen oder Gruppen freigeben. So können Sie sicherstellen, dass besonders ausgestattete Arbeitsplätze immer dem korrekten Personenkreis zur Verfügung stehen.

Zusätzlich bietet Desk Sharing in Agenturen die Chance, Freiflächen effizient zu nutzen, etwa für Ruhe- oder Kreativzonen, die den individuellen Arbeitsstil unterstützen.

Co-Working Spaces

Der kostendeckende bzw. gewinnbringende Betrieb eines Co-Working Spaces setzt voraus, dass die vorhandenen Arbeitsplätze möglichst stark ausgelastet werden. Parallel dazu wollen sich die Besucher darauf verlassen können, einen freien Arbeitsplatz vorzufinden, wenn sie eintreffen.

In diesem Grenzbereich zwischen möglichst hoher Auslastung und verlässlich verfügbaren Plätzen kann Desk Sharing nur mit einem Buchungssystem funktionieren. So wird jedem Kunden ein zuvor gebuchter Platz verbindlich reserviert. Diese Buchung sollte für die Kunden online verfügbar gemacht werden.

Für Veranstaltungen oder Gruppenbuchungen können zusammenhängende Arbeitsplätze, Räume oder Bereiche geblockt bzw. gebucht werden. Gleichzeitig bleiben einzelne, durch die Gruppe nicht beanspruchte Arbeitsplätze weiterhin verfügbar.

Zusätzliche Einnahmen könnten durch Premium-Angebote wie reservierbare VIP-Arbeitsplätze oder exklusive Meetingräume generiert werden. Echtzeit-Anzeigen über verfügbare Arbeitsplätze, beispielsweise in einer App, erhöhen die Nutzerzufriedenheit und helfen den Betreibern, Stoßzeiten besser zu planen.

Öffentliche Verwaltung

Beim Desk Sharing in öffentlichen Verwaltungen entsteht oft die Herausforderung, eine große Anzahl von Arbeitsplätzen effizient zu managen – teils auch über mehrere Etagen oder Gebäude hinweg.

Desk Sharing bietet hier nicht nur ein erhebliches Einsparpotenzial. Vielmehr sorgt ein Buchungssystem für Verlässlichkeit und Planbarkeit, sodass einerseits Kapazitäten an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden können, andererseits Arbeitsplätze aber auch zuverlässig zur Verfügung stehen. Außendienstmitarbeiter profitieren zusätzlich von der Möglichkeit, bei Bedarf schnell und sicher einen Arbeitsplatz vor Ort zu reservieren. 

Zusatzbeispiel zum Desk Sharing: Parkplatzbuchung

Wenn über ein erfolgreiches Desk Sharing Schreibtische und Räumlichkeiten reduziert werden können, steht oft auch die Anzahl der Parkplätze auf dem Prüfstand. Ein integriertes System für die Parkplatzbuchung ergänzt daher das Desk Sharing ideal:

• Echtzeit-Anzeigen: Mitarbeiter können in einer App sehen, welche Parkplätze frei sind, und diese direkt reservieren. Dies spart Zeit und vermeidet unnötige Parkplatzsuche.
• Reservierungen für E-Fahrzeuge: Unternehmen könnten spezielle Ladeplätze für Elektroautos anbieten, die über das System buchbar sind.
• Kombination mit Arbeitsplatzbuchung: Parkplätze können direkt zusammen mit einem Arbeitsplatz reserviert werden, was die Planung erleichtert und die Nutzerfreundlichkeit erhöht.
• Besucherparkplätze: Für Gäste lassen sich Parkplätze im Voraus reservieren, was die Organisation von Meetings und Events vereinfacht.

Einordnung der Desk Sharing Beispiele

Die Beispiele zeigen, dass der Schwerpunkt des Desk Sharing durch jedes Unternehmen selbst festgelegt werden kann. Auch wenn immer eine erhöhte Effizienz das übergeordnete Ziel ist, sind die Wege dorthin jeweils unterschiedlich.

Gleichzeitig wird klar, dass ein Buchungssystem dabei nicht wegzudenken ist. Mitarbeiter, Gäste und Kunden brauchen eine Möglichkeit, freie Plätze im Voraus zu buchen – egal wo sie sich gerade befinden.

Eine enorme Hilfe dafür ist die Desk Sharing Software Sedeo. Darin lassen sich aktuell freie Arbeitsplätze in Echtzeit sehen und buchen. Auch für die kommenden Tage und Wochen lassen sich die Plätze, Räume und Parkplätze bereits buchen. Das funktioniert von jedem Gerät aus, also auch unterwegs vom Smartphone oder am Computer im Homeoffice.

Desk Sharing Beispiele – Häufige Fragen und Antworten

In welchen Unternehmen lässt sich Desk Sharing umsetzen?

Desk Sharing eignet sich für alle Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen und immer dann, wenn die Auslastung der vorhandenen Arbeitsplätze und Räume maximiert werden soll.

Wie funktioniert Desk Sharing in einer Agentur?

In Agenturen wird Desk Sharing genutzt, um die Arbeit an gemeinsamen Projekten zu erleichtern oder Arbeitsplätze mit besonderer technischer Ausstattung besser auszulasten.

Ist Desk Sharing im Mittelstand sinnvoll?

Im Mittelstand hilft Desk Sharing dabei, Meetingräume und Arbeitsplätze effizienter zu verwalten. Hier kann Desk Sharing vollumfänglich oder als Ergänzung zu weiterhin festen Arbeitsplätzen angewendet werden.

Wie nutzen Co-Working-Spaces Desk Sharing?

Co-Working-Spaces setzen Desk Sharing ein, um eine maximale Auslastung zu gewährleisten. Gleichzeitig können Gäste Arbeitsplätze im Voraus buchen, um Planungssicherheit zu erhalten.

Wie ergänzt eine Parkplatzbuchung das Desk Sharing?

Durch die Integration der Parkplatzbuchung können Mitarbeiter nicht nur ihren eigentlichen Arbeitsplatz für den gewählten Tag buchen, sondern auch sicherstellen, dass ein Parkplatz vorhanden ist.