Die Vorteile und Nachteile des Desk Sharing werden von Arbeitgebern und Angestellten oft sehr unterschiedlich wahrgenommen. Während die einen auf die Kostenreduzierung aus sind, fühlen sich letztere um ihren persönlichen Arbeitsplatz beraubt.
Irgendwo zwischen Effizienz und Gefühlslage befinden sich eine Mitte, die sich objektiv mit den Vor- und Nachteilen auseinandersetzt. Diese Mitte bieten wir Ihnen in diesem Artikel:
Inhalt
Die Vorteile von Desk Sharing
Oft ist es die Unternehmensführung, die das Thema Desk Sharing zuerst auf den Plan bringt und sich finanzielle Vorteile verspricht. Das ist nachvollziehbar und in vielen Fällen die passende Antwort zu den starken Veränderungen der Arbeitsweise.
Ressourcen kostenbewusst nutzen
In vielen Betrieben bleiben zahlreiche Arbeitsplätze täglich frei. Mitarbeiter befinden sich stattdessen im Homeoffice, sind im Urlaub, in Elternzeit oder krank. Rechnerisch sinkt der Bedarf an Schreibtischen.
Wird die Anzahl der Schreibtische und Räume daraufhin reduziert, sinken auch die Miet- und Betriebskosten deutlich. Insbesondere beim Umzug in ein kleineres Objekt sind die Einsparungen spürbar.
Darüber hinaus reduziert sich der Bedarf an technischer Ausstattung. Weniger Arbeitsplätze bedeuten weniger Geräte, was nicht nur die Kosten senkt, sondern auch positiv zur Umweltbilanz beiträgt. Viele Unternehmen werben mit diesem bewussten Umgang mit vorhandenen Ressourcen.
Flexibilität und Zusammenarbeit
Sobald Arbeitsplätze, Meetingräume und Zonen frei für jeden Mitarbeiter zugänglich sind, lässt es sich auch flexibler arbeiten. So können ruhige Arbeitsbereiche für konzentriertes Arbeiten genutzt oder belebte Zonen für kreativen Austausch aufgesucht werden.
Die Idee lautet, dass mit Desk Sharing jeder den idealen Arbeitsplatz wählen kann. Es entsteht eine größere Dynamik, da nicht mehr jeder auf seinem angestammten Platz sitzt. Angestellte geraten öfter mit Kollegen in Kontakt, was sich positiv auf die Zusammenarbeit und die tägliche Kommunikation auswirkt.
Anpassung an moderne Arbeitsmodelle
Nachdem nicht zuletzt die Zeit unter Corona die Möglichkeiten für Homeoffice-Tage vorangetrieben hat, kann Desk Sharing als die konsequente Antwort der Arbeitgeber auf diese neue Arbeitswelt gesehen werden. Wenn also Angestellte deutlich weniger Zeit im Büro und auf ihrem sonst festen Platz verbringen, sehen sich Unternehmen gleichermaßen berechtigt, ungenutzte Ressourcen freizugeben.
Dabei bleibt das Büro ein Ort des Zusammenkommens und des Austauschs – der Mittelpunkt einer zunehmend dezentralen Arbeitswelt. Jedoch ändern sich die Regeln in Bezug auf den einzelnen Arbeitsplatz.
Nachteile und Herausforderungen von Desk Sharing
Wo große Veränderungen geplant sind, entstehen immer auch Bedenken. Besonders aus der Perspektive der Angestellten heraus hat Desk Sharing mögliche Nachteile inne – zumindest, wenn die Belegschaft kein Gehör findet.
Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes
Für viele Mitarbeiter bedeutet der Abschied vom festen Schreibtisch auch den Verlust eines vertrauten und persönlichen Ortes. Fotos, Pflanzen und die Snack-Schublade können dann nicht mehr am gewohnten Platz bleiben können.
Auch das tägliche Ein- und Auspacken – sowohl der persönlichen Gegenstände als auch der Arbeitsmaterialien – empfinden einige als zusätzlichen Aufwand. Wie Unternehmen diesen Vorbehalten sowie vermeintlichen Nachteilen begegnen, besprechen wir weiter unten in diesem Artikel.
Hygienische Anforderungen
Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen bringt neue Anforderungen an Sauberkeit und Hygiene mit sich. Ohne klare Regelungen und Verantwortlichkeiten kann die Sauberkeit am Arbeitsplatz schnell leiden. Schließlich möchte niemand an einem Schreibtisch sitzen, den er als schmutzig empfindet – umso weniger, wenn es fremder Schmutz ist.
Viele Unternehmen stellen Reinigungsstationen bereit und verpflichten ihre Mitarbeiter dazu, den Arbeitsplatz am Ende des Tages ordentlich zu hinterlassen. Solche Maßnahmen helfen, erfordern jedoch eine konsequente Umsetzung.
Herausforderungen für Teamdynamik und Organisation
Ein weiterer Nachteil von Desk Sharing sind mögliche Einflüsse auf die tägliche Zusammenarbeit auf menschlicher Ebene. Sitzen bekannte Kollegen nicht mehr regelmäßig nebeneinander, kann der Austausch leiden. Besonders Teams, die häufig Spaß bei der gemeinsamen Arbeit haben, empfinden dies häufig als Nachteil.
Die Organisation der Platzvergabe stellt ebenfalls eine Herausforderung dar. Beliebte Arbeitsplätze könnten dann zu selten verfügbar sein oder Räume ständig durch eine bestimmte Gruppe blockiert. Das System muss daher fair und für jeden zugänglich sein.
Best Practices: Vorteile nutzen, Nachteilen bewusst begegnen
Wenn sich im Leben etwas ändert, kommen Menschen immer dann am besten damit zurecht, wenn sie gut darauf vorbereitet sind. Das gilt im Privaten genauso wie auf der Arbeit.
Wie bei der Zusammenlegung von Abteilungen oder beim Wechsel des Unternehmenssitzes findet auch die Einführung von Desk Sharing nur dann Zuspruch, wenn sie gut besprochen wird. So erhält das Team die Möglichkeit, berechtigte Bedenken und eigene Vorstellungen einzubringen. Zusätzlich gibt es erprobte Wege, die helfen, ein alltagstaugliches Desk Sharing Modell einzuführen und zu nutzen.
Klare Regeln, offene Kommunikation
Informieren Sie Mitarbeiter frühzeitig über geplante Veränderungen und binden Sie sie aktiv in den Prozess ein. Unternehmen, die Feedback ernst nehmen und in ihre Planung einfließen lassen, schaffen eine breite Basis für Akzeptanz und das Mitziehen der Belegschaft.
Außerdem helfen klare Richtlinien und Regeln, wenn sie denn für alle gleichermaßen gelten. Eine sogenannte Desk Sharing Policy legt fest, wie Arbeitsplätze genutzt werden, welche Regeln für Hygiene gelten und wie Buchungssysteme funktionieren. Diese Einheitlichkeit sorgt nicht nur für eine reibungslose Umsetzung, sondern schafft auch Vertrauen bei den Mitarbeitern.
Technologische Unterstützung nutzen
Auch wenn die Anzahl der Arbeitsplätze durch die Möglichkeiten des Desk Sharing insgesamt geringer werden, ist der Verwaltungsaufwand trotzdem hoch. Eine händische Planung oder mündliche Absprachen sind fehleranfällig und sorgen schnell für Frust.
Tipp:
Eine Desk Sharing Software wie Sedeo bietet Teams ab dem ersten Tag den vollen Zugriff auf alle Plätze. Hier können Schreibtische gebucht und Meetingräume reserviert werden – auch aus dem Homeoffice heraus und mobil über das Smartphone.
Überbelegungen oder doppelte Buchungen sind damit ausgeschlossen. Einmal gebuchte Plätze stehen verlässlich am Bürotag zur Verfügung.
Arbeitsplatzdesign und Zonierung
Mit dem Desk Sharing muss sich auch das Interior der Firma verändern. Arbeitsbereiche und Zonen sollten so gestaltet sein, dass sie den täglichen Ansprüchen des Teams gerecht werden. Dazu zählen ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten und eher belebte Bereiche für Teamarbeit und kreative Aufgaben, außerdem:
- Mobile Möbel: Kleine Rollcontainer mit abschließbaren Fächern, Trennwände
- Ausgestattete Schreibtisch: Höhenverstellbar, anpassbare Stühle, Dockingstationen
- Teeküche: Umfangreich ausgestattete Möglichkeiten, leicht an Snacks, Mahlzeiten und Getränke zu kommen
- Isolierte Telefonräume: Mit Lademöglichkeiten für Smartphone und Laptop
- Schließfächer: Für persönliche Gegenstände
- Pausenbereiche: Rückzugsorte für eher introvertierte Angestellte
- Hygienestationen: Reinigungs- und Desinfektionsmittel
Mit solchen Maßnahmen lassen sich die gefühlten Nachteile von Desk Sharing minimieren und die Vorteile für alle Beteiligten greifbar machen. Es gilt, die Balance zu finden zwischen den Kosteneinsparungen und einem dennoch freundlichen Arbeitsort, den Angestellte gern aufsuchen.
Desk Sharing: Eine Frage der Organisation
Mit den gezeigten Maßnahmen lassen sich die häufigsten Vorbehalte dem Desk Sharing gegenüber zerstreuen. Je besser außerdem das gesamte Team in die Umwandlung einbezogen wird, desto stärker die Akzeptanz. Unternehmen erhalten die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz zukunftstauglich zu gestalten und ihren Angestellten Möglichkeiten für den Arbeitsalltag zu bieten, an die vorher gar nicht gedacht wurde.
Mit Desk Sharing Software die Vorteile perfekt nutzen
Eine Desk Sharing Software ist ein Buchungssystem für einzelne Schreibtische, Räume oder Zonen. Mitarbeiter können damit verbindlich ihren Arbeitsplatz buchen und eine passende Umgebung für anstehende Aufgaben wählen. Eine Buchungssoftware bietet klare Vorteile:
- Live-Übersicht über freie Plätze
- verhindert Doppelbelegungen
- Mitarbeiter können aus dem Homeoffice und per Smartphone den Platz buchen
- Gruppen von Mitarbeitern können Räume oder Zonen reservieren
- Datengestützte Auswertungen zur Büroauslastung
Sedeo wurde für die tägliche Praxis des Desk Sharing entwickelt. Da sie auf PCs, Laptops, Tablets und Smartphones verwendet werden kann, können Mitarbeiter die Buchung jederzeit abrufen, selbst wenn sie unterwegs sind. Erfahren Sie mehr über Sedeo und probieren Sie das Buchen in der kostenlosen Demo aus.
Desk Sharing Vor- und Nachteile – Häufige Fragen und Antworten
Wie profitieren Unternehmen von den Vorteilen des Desk Sharing?
Desk Sharing spart Ressourcen, indem es den Flächenbedarf reduziert und so die Betriebskosten senkt. Unternehmen können so moderne Arbeitsmodelle wie hybrides Arbeiten leichter umsetzen und gleichzeitig ihre Bürofläche effizient nutzen.
Welche Nachteile empfinden Mitarbeiter häufig bei Desk Sharing?
Mitarbeiter bemängeln oft den Verlust eines festen Arbeitsplatzes und die eingeschränkte Möglichkeit, persönliche Gegenstände zu platzieren. Auch die Hygiene und der zusätzliche Aufwand für die tägliche Organisation sorgen häufig für Kritik. Diese Bedenken lassen sich durch klare Regeln, praxistaugliche Möbel, Schließfächer und weitere Maßnahmen beilegen.
Welche Rolle spielt die Teamkultur bei der Einführung von Desk Sharing?
Desk Sharing kann die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördern, birgt aber auch die Gefahr, dass bestehende Teamdynamiken leiden, wenn Kollegen seltener nebeneinander sitzen. Regelmäßige Teammeetings und gemeinschaftlich genutzte Bereiche stärken den Zusammenhalt.
Wie können Unternehmen die organisatorischen Nachteile vermeiden?
Ein Buchungssystem wie Sedeo hilft, Doppelbelegungen und Konflikte um beliebte Arbeitsplätze zu vermeiden. Klare Regeln zur Platzvergabe und eine transparente Kommunikation reduzieren Stress und fördern die Akzeptanz.
Was sind die langfristigen Vorteile von Desk Sharing?
Erfolgreiches Desk Sharing braucht eine moderne Büroausstattung, die weit über die Schreibtische hinausgeht. Ruhezonen, attraktive Pausenbereiche und gut ausgestattete Teeküchen zeugen jedoch auch von einem modernen Arbeitsplatz, mit dem sich auch Bewerber locken lassen. Gleichzeitig trägt es durch die Reduktion des Flächen- und Energiebedarfs zur Nachhaltigkeit bei.
Welche Rolle spielen ergonomische Arbeitsplätze beim Desk Sharing?
Da Arbeitsplätze von wechselnden Personen genutzt werden, ist eine ergonomische Gestaltung besonders wichtig. Höhenverstellbare Tische, anpassbare Bürostühle, flexible Trennwände und Dockingstationen verbessern die Nutzbarkeit und den Komfort für jeden Mitarbeiter.
Wie können Unternehmen den Übergang zu Desk Sharing erfolgreich gestalten?
Pilotprojekte, aktives Feedback der Mitarbeiter und schrittweise Anpassungen sind wichtig. Eine Desk Sharing Policy sorgt zudem für klare Rahmenbedingungen. Unternehmen, die frühzeitig in Kommunikation und technische Unterstützung investieren, erleichtern den Übergang für ihre Teams erheblich.