Die Art, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Die Möglichkeiten des Homeoffice und eine fast vollständig digitale Arbeitsweise lösen in vielen Angestellten Fragen aus: Warum sollte ich den Arbeitsweg auf mich nehmen, wenn ich Zuhause genauso am Rechner arbeiten kann?
Auf Seite der Arbeitgeber fällt der Blick auf leere Schreibtische und die trotzdem auflaufenden Betriebskosten. Es ist Zeit, daran etwas zu ändern – zum Vorteil beider Seiten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie sich Arbeit und Team neu strukturieren lassen.
Inhalt
Grundprinzip: Alte Strukturen auflösen
Die Zeiten fester Schreibtische für jeden Mitarbeiter sind gezählt. Dies gilt vor allem dann, wenn diese inzwischen ohnehin häufiger leer stehen. Mitarbeiter sollten sich frei zwischen Homeoffice und Büro bewegen können. Wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, lauten:
- Welche Aufgaben erfordern physische Anwesenheit?
- Wie oft sollten Teams sich persönlich treffen?
- Wie stellen Sie sicher, dass jeder einen Arbeitsplatz hat, wenn er ins Büro kommt?
Es ist leicht nachzuvollziehen, dass ein eher introvertierter Kollege zu Hause einfacher in eine konzentrierte Arbeitsweise findet. Extrovertierte Menschen hingegen ziehen sehr viel Energie aus dem direkten Austausch mit anderen.
Das Team zu strukturieren und allen Persönlichkeitstypen gerecht zu werden, stellt demnach immer auch einen Balanceakt dar. Der Mix aus Homeoffice und Büro bietet jedoch für alle die Chance, in eine gute Leistungsfähigkeit hineinzufinden.
Homeoffice & Erreichbarkeit managen
Nicht jedes Unternehmen kann oder will eine vollständige Remote-Kultur etablieren. Daher sollten klare Regeln für Homeoffice-Tage gelten. Dabei sind Erreichbarkeit und Zusammenarbeit am wichtigsten:
- Kernarbeitszeiten definieren, in denen alle erreichbar sein müssen.
- Klare Kommunikationswege (Slack, Microsoft Teams, E-Mails etc.).
- Regelmäßige Check-ins, um den Teamzusammenhalt zu stärken.
Desk Sharing richtig umsetzen
Desk Sharing bedeutet, dass kein fester Arbeitsplatz mehr zugewiesen wird. Stattdessen können Mitarbeiter jeden Tag neu einen freien Platz wählen und nutzen. Das spart viel Platz und damit auch Betriebskosten und Miete – kann aber auch Chaos verursachen, wenn es nicht gut organisiert ist. Worauf es ankommt:
- Digitale Buchungssysteme: Eine Software oder App hilft, Schreibtische im Voraus zu reservieren.
- Klare Regeln für die Ordnung nach Verlassen des Schreibtisches und zur Buchung von Plätzen, Räumen und Zonen
- Technische Ausstattung: Alle Schreibtische sollten identisch ausgestattet sein – mit Dockingstations, Monitoren und ergonomischen Möbeln.
Tipp: Infos und Tipps finden Sie in unserem Artikel zur Ausstattung der Desk Sharing Arbeitsplätze. Für ein geordnetes Miteinander gibt es die 6 goldenen Desk Sharing Regeln.
Das Büro als Ort der Zusammenarbeit
Der Ansatz, die Teamstruktur mit einer geringeren Anzahl fester Schreibtische aufzustellen, bietet einige Vorteile. So entsteht mehr Raum für Zusammenarbeit sowie Entspannungsmöglichkeiten oder Aktivität. Viele Unternehmen gestalten ihre Räumlichkeiten daher neu:
- Mehr Meeting- und Kreativräume statt Einzelbüros
- Flächen oder Räume für körperlich aktive Pausen
- Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten
- Offene Arbeitsbereiche mit beweglichen Tischen für die kreative Zusammenarbeit
Für die Ausgestaltung der Büroflächen gibt es kaum Grenzen. Das englische Sprichwort “Whatever floats your boat” (Deutsch: Was auch immer dich glücklich macht) kann hier Anwendung finden und dem Team genau die Strukturen bieten, die zur persönlichen Bestleistung verhelfen. Beispiele:
- Höhenverstellbare Schreibtische mit Laufband darunter
- Sportbereiche mit Matten für Yoga oder zur Rückenentspannung
- Ruheräume für Powernaps
Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Team offen über die Wünsche zur Arbeitsweise und Teamstruktur. Sobald das Büro ähnliche Möglichkeiten zur Entspannung wie das Homeoffice bietet, besteht die gute Chance, dass Kollegen wieder häufiger aus eigenem Antrieb in die Firma kommen.
Technische und räumliche Struktur für das Team anpassen
Damit die zuvor genannten Konzepte und Arbeitsweisen in den Arbeitsalltag hineinfinden können, braucht es einige Strukturen:
- Anpassung der Bürofläche: Schreibtische, Räume und Zonen so gestalten, wie es der produktiven Arbeits- und gesunden Lebensweise der Mitarbeiter zuträglich ist.
- Technische Ausstattung: Identische Technik an allen Arbeitsplätzen, ggf. Telefonkabinen usw.
- Komfort-Ausstattung: Vollwertige Teeküchen, Pausenbereiche, Ruhezonen und Rückzugsmöglichkeiten.
- Cloud-Software, um von überall auf Daten zugreifen zu können.
- Desk Sharing Software: Damit stellen Sie sicher, dass der Anfahrtsweg eines Angestellten niemals umsonst ist – selbst bei reduzierten Arbeitsplatz-Kapazitäten. Jeder im Team kann einen Platz im Voraus verbindlich buchen.
Tipp: Mit der Desk Sharing-Software-Sedeo kann jeder im Team den gewünschten Arbeitsplatz buchen. Das funktioniert vom PC ebenso wie vom Smartphone aus – ohne Installation, einfach im Browser.
Balance für das Team: Struktur und Freiheit
Die optimale Teamstruktur findet sich zwischen klaren Regeln und einer offenen Gestaltung der Arbeitsweise. Unternehmen, die Desk Sharing, Homeoffice und offene Möglichkeiten zur Zusammenarbeit sinnvoll kombinieren, sorgen für zufriedenere Mitarbeiter. Auch die Leistungsfähigkeit wird positiv beeinflusst.
Welche Strukturen passen zu Ihrem Unternehmen? Starten Sie mit kleinen Veränderungen, offenen und ehrlichen Gesprächen und passen Sie das Modell schrittweise an. Der Erfolg zeigt sich oft schneller, als man denkt.
Team strukturieren – Häufige Fragen und Antworten
Wie stelle ich sicher, dass mein Team erreichbar bleibt?
Legen Sie Kernarbeitszeiten fest, in denen alle verfügbar sind. Nutzen Sie Kommunikations-Tools wie Microsoft Teams oder Slack.
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing bedeutet, dass es keine festen Schreibtische gibt. Mitarbeiter nutzen verfügbare Arbeitsplätze nach Bedarf.
Welche Vorteile hat Desk Sharing?
Desk Sharing spart Platz und Kosten, da insgesamt weniger Arbeitsplätze benötigt werden.
Wie verhindere ich Chaos beim Desk Sharing?
Nutzen Sie ein digitales Buchungssystem, um Schreibtische zu reservieren. Somit kann sich jeder darauf verlassen, bei Arbeitsantritt einen freien Schreibtisch vorzufinden.
Wie gestalte ich das Büro für moderne, flexible Arbeit?
Schaffen Sie eine Mischung aus Schreibtischen, Meetingräumen und Ruhezonen. Bieten Sie Ihrem Team die Strukturen, die es für eine konzentrierte und energiegeladene Arbeit benötigt.