Während die Vorteile von Desk Sharing auf der Hand liegen, sorgt an einigen Stellen die rechtliche Lage für Zurückhaltung. Doch das Arbeitsrecht, der Datenschutz und Mitbestimmungsrechte sind kein Grund zur Sorge, solange bestimmte Punkte mitgedacht werden. Zusätzlich können sich Unternehmer digitale Hilfe zulegen. Wie diese aussieht, zeigen wir in diesem Artikel. Außerdem:
Inhalt
Rechtliche Grundlagen des Desk Sharing
Bei der Einführung von Desk Sharing stehen Arbeitgebern insgesamt nur sehr wenige Hindernisse im Weg, solange die folgenden Aspekte bedacht werden.
Weisungsrecht des Arbeitgebers
Das deutsche Arbeitsrecht erlaubt Arbeitgebern, den Arbeitsort und die -weise innerhalb bestimmter Grenzen festzulegen. Grundlage hierfür ist das Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung (GewO). Dieses Recht erstreckt sich auch auf die Einführung von Desk Sharing, da es eine Änderung der Arbeitsorganisation betrifft.
Allerdings darf das Weisungsrecht nicht willkürlich ausgeübt werden. Es muss die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen und arbeitsvertragliche Vereinbarungen einhalten. Falls der Arbeitsvertrag einen festen Arbeitsplatz explizit vorsieht, ist eine Änderung nur mit Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter möglich. Ansonsten steht es dem Arbeitgeber frei, Desk Sharing im Unternehmen einzuführen.
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Die Einführung von Desk Sharing unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Dies betrifft insbesondere:
- Gestaltung der Arbeitsplätze: Die Umstellung auf Desk Sharing erfordert Regelungen, die Arbeitszeit und Arbeitsort betreffen.
- Gesundheitsschutz: Der Betriebsrat hat darauf zu achten, dass arbeitsmedizinische Standards, wie ergonomische Arbeitsplätze, weiterhin eingehalten werden.
Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schafft auch Vertrauen im Unternehmen. Generell gilt: Je besser die Mitarbeiter informiert und vorbereitet werden, desto einfacher gelingt die Einführung des Desk Sharing.
Betriebsvereinbarungen
Ein rechtssicherer Weg, Desk Sharing umzusetzen, ist die Erstellung einer Betriebsvereinbarung. Diese Vereinbarung legt verbindliche Regeln für die Nutzung der geteilten Arbeitsplätze fest. Typische Inhalte sind:
- Kriterien für die Arbeitsplatzvergabe
- Regelungen zu Hygiene und Ergonomie
- Maßnahmen zur Konfliktlösung bei Platzbedarf
Eine solche Betriebsvereinbarung schützt beide Seiten: Sie gibt den Mitarbeitern Sicherheit und stellt sicher, dass der Arbeitgeber rechtlich auf der sicheren Seite bleibt.
Desk Sharing im Arbeitsrecht: Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz?
Soll Desk Sharing im Unternehmen eingeführt werden, dann kann unter den Angestellten die Frage aufkommen, ob sie nicht einen gesetzlichen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch haben.Datenbasierte Entscheidungen setzen demnach ein Tool voraus, das die Anwesenheiten des Teams korrekt erfasst. Die Desk Sharing Software Sedeo gibt nicht nur Echtzeiteinblicke in die aktuelle Büroauslastung, sondern liefert auch historische Daten.
Kein genereller Anspruch
Arbeitnehmer haben im Regelfall keinen gesetzlichen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz. Laut Arbeitsrecht ist der Arbeitgeber dazu berechtigt, Arbeitsplätze nach seinen betrieblichen Anforderungen zu gestalten – einschließlich der Einführung eines Desk Sharing Modells. Diese Gestaltungsmöglichkeit ergibt sich aus dem Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO).
Vertragliche Vereinbarungen
Anders sieht es aus, wenn ein fester Arbeitsplatz ausdrücklich im Arbeitsvertrag zugesichert ist. Möchte er das Arbeitsmodell ändern, ist dann die Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters notwendig.
Betriebliche Fürsorgepflicht
Auch wenn kein fester Arbeitsplatz zugesichert ist, bleibt der Arbeitgeber an die Fürsorgepflicht gebunden. Diese verpflichtet ihn, für angemessene Arbeitsbedingungen zu sorgen. Im Kontext von Desk Sharing bedeutet das:
- Ausreichende Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen
- Einhaltung ergonomischer Standards (ggf. höhenverstellbarer Schreibtisch, anpassbarer Bürostuhl, Bildschirmhöhe usw.)
- Vermeidung von Konflikten durch klare Regelungen
Solche Maßnahmen stellen sicher, dass Arbeitnehmer trotz flexibler Arbeitsplatznutzung ihre Arbeit effektiv ausführen können.
Arbeitsschutz im Kontext von Desk Sharing im Arbeitsrecht
Die Einführung von Desk Sharing erfordert Aufmerksamkeit hinsichtlich des Arbeitsschutzes. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, unabhängig von der Arbeitsplatzgestaltung.
Ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze
Auch bei wechselnden Arbeitsplätzen müssen ergonomische Standards eingehalten werden. Dies umfasst höhenverstellbare Schreibtische und Stühle sowie individuell einstellbare Monitore. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihre Arbeitsplätze an ihre körperlichen Bedürfnisse anzupassen.
Gefährdungsbeurteilung
Für die Einführung von Desk Sharing bietet das IAG der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung eine Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung an. Dabei werden potenzielle Risiken identifiziert und Maßnahmen zu deren Minimierung festgelegt. Dies stellt sicher, dass die neuen Arbeitsbedingungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Gesundheit der Mitarbeiter nicht gefährden.
Unterweisung und Schulung
Mitarbeiter müssen über die korrekte Nutzung der variablen Arbeitsplätze informiert und geschult werden. Dies beinhaltet Anleitungen zur ergonomischen Einstellung von Möbeln und Geräten sowie Hinweise zur Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsstandards.
Solange die Möbel der Desk Sharing Arbeitsplätze den zuvor genutzten entsprechen, fällt der Schulungsaufwand hier entsprechend gering aus oder ganz weg.
Hygienestandards
Werden Arbeitsplätze geteilt, ist die Einhaltung von Hygienestandards noch wichtiger, als bei einem allein genutzten Platz. Arbeitgeber sollten dafür Reinigungsstationen bereitstellen, sodass jeder Angestellte die Möglichkeit bekommt, neben der obligatorischen Büroreinigung, selbst an der Sauberkeit mitzuwirken. Dies trägt nicht zuletzt auch zum eigenen Wohlbefinden bei.
Sicherheit persönlicher Gegenstände und Dokumente
Zu den rechtlichen Aspekten beim Desk Sharing gehört auch die Sicherheit privater Habseligkeiten und sensibler Dokumente. Auch hierfür lassen sich recht einfach geeignete Lösungen bereitstellen.
Schließfächer für persönliche Gegenstände
Da feste Arbeitsplätze beim Desk Sharing entfallen, benötigen Mitarbeiter eine sichere Möglichkeit, persönliche Gegenstände aufzubewahren. Wenn Schließfächer bereitgestellt werden, sollten diese:
- Ausreichend groß sein, um persönliche Gegenstände wie Taschen oder Arbeitsmaterialien sicher zu verstauen.
- Für jeden Mitarbeiter zugänglich, aber gleichzeitig individuell zu sichern sein.
Schutz vertraulicher Dokumente
In einigen Arbeitsbereichen ist der Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen unvermeidbar. Stellen Sie daher sicher, dass solche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen werden können. Maßnahmen hierfür umfassen:
- Abschließbare Aufbewahrungssysteme für sensible Unterlagen
- Regelungen, die den Verbleib von Dokumenten am Arbeitsplatz untersagen
- Konsequentes Ausloggen aus Accounts, sobald ein Arbeitsplatz verlassen wird
Datenschutz und DSGVO bei Desk Sharing
Die Nutzung von Desk Sharing Software erfordert zwangsläufig die Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese Daten umfassen unter anderem:
- Buchungszeiten und -orte
- Namen oder ggf. Identifikationsnummern der Nutzer
- evtl. Geräte- und Standortdaten bei mobiler Nutzung
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Zweck der Datenerhebung genau zu definieren, die Verarbeitung zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Vorgaben eingehalten werden.
Einwilligung und Transparenz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur auf rechtlicher Grundlage erfolgen. Bei Desk Sharing kann diese Grundlage je nach Anwendung variieren:
- Berechtigtes Interesse: Der Arbeitgeber kann geltend machen, dass die Datenverarbeitung zur Organisation der Arbeitsplätze notwendig ist.
- Einwilligung der Arbeitnehmer: Wenn Daten erhoben werden, die über das notwendige Maß hinausgehen (z. B. Bewegungsprofile), ist die Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich.
Transparenz ist ein wesentlicher Bestandteil der DSGVO. Arbeitnehmer müssen klar und verständlich über folgende Punkte informiert werden:
- Welche Daten werden erhoben?
- Zu welchem Zweck werden die Daten verwendet?
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
Eine klare Datenschutzrichtlinie schafft hier Abhilfe. Auch an dieser Stelle hilft es, offen mit der Belegschaft zu sprechen. Selbstverständlich möchte der Arbeitgeber die Nutzung der Arbeitsplätze statistisch erfassen. Gleichzeitig dürften Mitarbeiter keine Einwände erheben, solange klar ist, dass nicht sie persönlich, sondern nur das Verhalten der gesamten Gruppe erfasst wird.
Desk Sharing im Arbeitsrecht: Datensicherheit durch geeignete Software
Mitarbeiter bestehen zu Recht auf den Schutz ihrer Daten und sicher möchte niemand gern unter dem Gefühl arbeiten, möglicherweise überwacht zu werden. Der konsequente Schutz der Daten steht deren Auswertung beim Desk Sharing jedoch keinesfalls im Weg.
Mit der Desk Sharing Software Sedeo erfüllen Sie alle Anforderungen der DSGVO – und das völlig automatisch. Mit Sedeo sind die Buchungsdaten und die personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter geschützt.
Gleichzeitig bietet Sedeo tiefe Einblicke in das Buchungsverhalten des gesamten Teams, sodass Sie anstehende Entscheidungen zur Bürogröße anhand realer Daten treffen können.
Büroauslastung in Echtzeit
Erhaltet Echtzeit-Einblicke in eure Büroauslastung mit den Analysen von Sedeo. Optimiert eure Flächennutzung basierend auf tatsächlichen Auslastungsdaten und trefft fundierte Entscheidungen für eure Büroplanung – so spart ihr Kosten und verbessert eure Infrastruktur.
Einfacher Login mit Microsoft Azure Single Sign-On
Mit Sedeo nutzen Sie das Single Sign-On (SSO) via Microsoft Azure, sodass Sie keine zusätzlichen Passwörter verwalten müssen. Mitarbeitende können sich bequem mit ihren Microsoft-Zugangsdaten anmelden, und neue Nutzer werden beim ersten Login automatisch im System angelegt.
Für wen ist Sedeo?
HR
Mit der Desk Sharing Software von Sedeo gestaltet ihr den Büroalltag effizienter. Dank individueller Regelungen und praktischer Features ermöglicht die HR-Abteilung eine reibungslose Rückkehr ins Büro – mit minimalem organisatorischen Aufwand.
IT
Mit der unkomplizierten SaaS-Lösung von Sedeo entfällt der Aufwand für Installationen und lästige Updates. Die Integration in den Arbeitsalltag ist nahtlos, und dank der Anmeldung über den Microsoft Account entfällt die Sorge um zusätzliche Passwörter.
Office Management
Mit den individuellen Einstellungen von Sedeo könnt ihr eure Büroflächen optimal nutzen und bestehende Strukturen nahtlos einbinden. Legt ganz einfach fest, wie viele Arbeitsplätze jedem Team zugewiesen werden und wann ungenutzte Plätze wieder freigegeben werden. Alles lässt sich flexibel in Sedeo einstellen.
Desk Sharing und Arbeitsrecht – Häufige Fragen und Antworten
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Desk Sharing?
Die Einführung von Desk Sharing basiert auf dem Weisungsrecht des Arbeitgebers gemäß § 106 GewO und erfordert die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.
Braucht man eine Betriebsvereinbarung für Desk Sharing?
Ja, eine Betriebsvereinbarung ist sinnvoll, um klare Regeln zur Nutzung der Arbeitsplätze und zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften festzulegen.
Wie können persönliche Gegenstände sicher verstaut werden?
Arbeitgeber sollten Schließfächer oder verschließbare Rollcontainer bereitstellen, um persönliche Gegenstände der Mitarbeiter sicher aufzubewahren.
Wie wird Datenschutz bei Desk Sharing gewährleistet?
Durch transparente Kommunikation, begrenzte Datenverarbeitung und die Nutzung DSGVO-konformer Software wie Sedeo lassen sich Datenschutzanforderungen umsetzen.
Sind Arbeitnehmer verpflichtet, Desk Sharing zu akzeptieren?
Grundsätzlich ja, sofern ein fester Arbeitsplatz nicht vertraglich zugesichert ist. Der Arbeitgeber muss jedoch auf die Belange der Arbeitnehmer eingehen und den Betriebsrat einbinden.