Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung: Leitfaden & Tipps

Was in der Privatwirtschaft funktioniert, sollte auch für die öffentliche Verwaltung mitgedacht werden: Desk Sharing reduziert Kosten und bietet viele Freiheiten. Für den öffentlichen Dienst sind dabei jedoch einige Feinheiten zu beachten. Welche das sind und wie der Umstieg funktioniert, zeigen wir hier:

Praktische Vorteile von Desk Sharing in der Verwaltung

Die Einführung von Desk Sharing bietet erprobte Vorteile für die öffentliche Verwaltung, sowohl in organisatorischer als auch in wirtschaftlicher Hinsicht. Ein erfolgreich durchgeführtes Desk Sharing verteilt die Vorteile von New Work im öffentlichen Dienst gleichermaßen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer – mit Kosteneinsparungen auf der einen Seite und einer möglichst großen Flexibilität im Arbeitsalltag auf der anderen.

Desk Sharing benötigt einige Strukturen, wie hochwertig ausgestattete Arbeitsplätze und bequeme Pausenzonen. Da diese aber gleichermaßen die Arbeitsqualität steigern, fügen sie der Arbeitgeberattraktivität eine sehr moderne Komponente hinzu.

Effizienz in der Nutzung von Büroflächen

Vorhandene Büroräume verantwortlich zu nutzen, ist der Kern des Desk Sharing. Da immer weniger Kollegen gleichzeitig im Büro sind, kann auch die Anzahl der Büroarbeitsplätze reduziert werden. Besonders in Verwaltungen mit begrenzten Räumlichkeiten bietet dies eine Möglichkeit, Platzprobleme zu lösen.

Förderung hybrider Arbeitsmodelle

Ein hybrides Arbeitsmodell – also die Mischung aus Heimarbeit und Anwesenheit im Büro – ist praktisch nicht mehr wegzudenken. Viele Arbeitnehmer suchen sich inzwischen gezielt Jobs, in denen diese Möglichkeit geboten wird. Desk Sharing ermöglicht dabei den planvollen Wechsel zwischen Präsenzzeiten und Abwesenheit.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Desk Sharing erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Da Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, treffen Mitarbeiter häufiger auf Kollegen aus anderen Abteilungen. Dies fördert den Wissensaustausch, Sympathie und die Zusammenarbeit. 

Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo Vorgänge oft durch mehrere Abteilungen, Referate, Dezernate oder Gruppen gehen, ist eine aktive Zusammenarbeit ohnehin im Sinne aller Beteiligten.

Kosteneinsparungen

Durch die Reduzierung von fest zugewiesenen Arbeitsplätzen können Verwaltungskosten erheblich gesenkt werden. Dies umfasst:

• Einsparungen bei der Bürofläche
• geringere Ausgaben für Möblierung und Ausstattung
• geringere Betriebskosten
• Umweltfreundlichkeit

Desk Sharing kann auch zu einer nachhaltigeren Arbeitsweise beitragen. Weniger Bürofläche bedeutet niedrigere Heiz- und Stromkosten, was den ökologischen Fußabdruck der Verwaltung verringert.

Attraktivität des Arbeitgebers

Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und eine moderne Umgebung im Büro gehören für viele Arbeitnehmer inzwischen zur Selbstverständlichkeit. Ein Arbeitgeber, der diese Möglichkeiten bietet, kommt daher für Bewerber und Auszubildende viel eher in Betracht, als konservativer aufgestellte Behörden oder Unternehmen.

Leitfaden zum Desk Sharing für die öffentliche Verwaltung

Genauso wie für die Einführung von Homeoffice einige Zeit nötig war, sind auch für die Umsetzung des Desk Sharing Konzepts einige vorbereitende Gedanken nötig.

Rechtliche Grundlagen des Desk Sharing im öffentlichen Dienst

Die Einführung von Desk Sharing im öffentlichen Dienst unterliegt klaren rechtlichen Rahmenbedingungen, die der Arbeitgeber beachten muss, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Weisungsrecht des Arbeitgebers:

Das Weisungsrecht im öffentlichen Dienst erlaubt es dem Arbeitgeber, Arbeitsort und Arbeitsweise innerhalb bestimmter Grenzen festzulegen. Dies schließt die Einführung von Desk Sharing ein. Dennoch dürfen die Interessen der Mitarbeitenden nicht außer Acht gelassen werden.

Mitbestimmung des Personalrats:

Gemäß § 80 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) hat der Personalrat ein Mitbestimmungsrecht bei organisatorischen Veränderungen wie Desk Sharing. Dieses Mitbestimmungsrecht umfasst unter anderem:

• Gestaltung der Arbeitsplätze: Einhaltung ergonomischer Standards.
• Gesundheitsschutz: Sicherstellung arbeitsmedizinischer Vorgaben.

Eine frühzeitige Einbindung des Personalrats ist daher unerlässlich. So wird sichergestellt, dass sowohl Rechtssicherheit besteht als auch die Mitarbeiter transparent informiert werden.

Dienstvereinbarungen:

Eine Dienstvereinbarung bildet die Grundlage für ein rechtssicheres Desk Sharing-Modell. Sie regelt wichtige Punkte wie:

• Kriterien für die Vergabe von Arbeitsplätzen
• Maßnahmen zur Konfliktlösung
• Hygiene- und Ergonomievorschriften

Datenschutz und Datensicherheit bei Desk Sharing

Sobald An- und Abwesenheiten bzw. der Arbeitsort von Angestellten geplant oder abgesprochen wird, ist immer auch der Datenschutz zu beachten.

Einhaltung der DSGVO:

Desk Sharing bringt zwangsläufig die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich, etwa durch Buchungssysteme. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden:

• Zweckbindung: Erhebung und Nutzung von Daten ausschließlich zur Organisation der Arbeitsplätze.
• Minimierung: Verarbeitung nur der absolut notwendigen Informationen wie Buchungszeiten.
• Transparenz: Klare Kommunikation darüber, welche Daten erfasst werden und wie diese verwendet werden.

Praktische Lösungen für Datenschutz:

Mit DSGVO-konformen Softwarelösungen wie Sedeo lassen sich diese Anforderungen problemlos umsetzen. Die Software schützt personenbezogene Daten und bietet gleichzeitig detaillierte Einblicke in die Nutzung der Arbeitsplätze – ohne einzelne Mitarbeiter zu überwachen.

Herausforderungen bei der Einführung beachten:

Vorbehalte der Mitarbeitenden: 

Viele Mitarbeitende haben Bedenken gegenüber flexiblen Arbeitsplatzmodellen. Häufig sind dies:

• Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes
• Sorgen um die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen
• Unsicherheit bei neuen Arbeitsprozessen

Diese Vorbehalte können durch eine ehrliche und offene Kommunikation aufgelöst werden. Den Mitarbeitern sollte die Möglichkeit gegeben werden, Fragen zu stellen, Einwände einbringen zu können und darzulegen, was für die tägliche Arbeit unter dem Desk Sharing Konzept nötig sein wird.

Ergonomie und Hygienestandards: 

Da Arbeitsplätze von mehreren Personen genutzt werden, müssen ergonomische Standards wie höhenverstellbare Schreibtische und anpassbare Bürostühle eingehalten werden. Zudem erfordert Desk Sharing genaue Hygienerichtlinien, wie die Bereitstellung von Desinfektionsstationen und die regelmäßige Reinigung der Arbeitsplätze.

Technologische Infrastruktur:

Desk Sharing erfordert ein zuverlässiges Buchungssystem. Mündliche Absprachen oder eine händische Planung hingegen sind sowohl aufwändig als auch fehleranfällig. Mehr zur technischen Umsetzung finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

Tipps und erprobte Hilfen für die Einführung

Die Einführung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung erfordert eine sorgfältige Planung. Außerdem sollten einige wichtige Gedanken einbezogen werden:

Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung

Pilotprojekt als Start:

Beginnen Sie mit einem begrenzten Pilotprojekt, um Erfahrungen zu sammeln und mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren. Dies schafft eine Grundlage für die Skalierung auf größere Bereiche der Verwaltung.

Transparente Kommunikation:

Klären Sie die Teams über die Vorteile von Desk Sharing und den Ablauf der Einführung auf. Bieten Sie regelmäßige Informationsveranstaltungen, um Fragen zu beantworten und Unsicherheiten abzubauen.

Schulungen und Workshops:

Bieten Sie Schulungen an, die den Umgang mit Buchungssystemen und ergonomischen Arbeitsplätzen vermitteln. Dies stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in die neuen Arbeitsprozesse.

Tipp: Mit Sedeo gelingt die Arbeitsplatzbuchung bereits ab dem ersten Tag. Die Handhabung der Software ist so einfach, dass das gesamte Team ohne Schulungsaufwand damit zurechtkommt.

Klare Regeln und Dienstvereinbarungen:

Erstellen Sie verbindliche Dienstvereinbarungen, die Aspekte wie Platzvergabe, Hygienestandards und Konfliktlösung klar regeln. Dies schafft Sicherheit und Fairness.

Datensicherheit durch geeignete Software:

Es ist richtig, dass Mitarbeiter darauf bestehen, dass ihre Daten geschützt werden. Allerdings steht der konsequente Schutz der Daten beim Desk Sharing deren Auswertung nicht im Wege.

Alle Anforderungen der DSGVO werden mit Sedeo erfüllt – und das ganz automatisch. Die Buchungs- sowie die persönlichen Daten der Mitarbeiter werden durch Sedeo geschützt.

Gleichzeitig gewährt Ihnen Sedeo umfassende Einblicke in das Buchungsverhalten des gesamten Teams. Auf dieser Grundlage können Sie fundierte Entscheidungen über die nötige Größe des Büros und die Anzahl der Arbeitsplätze treffen.

Praxisbeispiel: Umsetzung von Desk Sharing in der Betriebskrankenkasse (BKK)

In den Büros der BKK in Hamburg, Bochum und Duisburg ist Desk Sharing mit Sedeo seit Anfang 2021 tägliche Praxis. Rund 130 Mitarbeiter arbeiten an insgesamt 100 Arbeitsplätzen. Das Desk Sharing Verhältnis beträgt demnach 1,3.

Zustand vor der Einführung

Vor der Einführung von Sedeo war die Arbeitsplatzorganisation bei der BKK weniger strukturiert. Ursprünglich, sprich in der Zeit vor der Pandemie, hatte jeder seinen festen Platz, während sich die Mitarbeiter nach der Pandemie die Arbeitsplätze teilen mussten.

Wir haben die BKK dabei unterstützt, eine klare Struktur in die Büros zu bringen. Die Einführung erfolgte schrittweise:

• Zunächst wurden die Arbeitsplätze innerhalb der Räume organisiert.
• Anschließend erhielten alle Arbeitsplätze eindeutige und aussagekräftige Namen.
• Die Arbeitsplätze wurden entsprechend beschriftet.

Die Administratoren innerhalb der BKK wurden während der Onboarding-Phase vorab geschult. Durch diese Vorarbeit war anschließend keine weitere Schulung der Mitarbeiter nötig – auch dank der intuitiven Bedienung von Sedeo. Das Team konnte ab dem ersten Moment selbstständig und unkompliziert die Arbeitsplätze buchen.

Gemeinsam mit der BKK wurden Regeln festgelegt, z. B. wie oft die Mitarbeiter ins Büro kommen sollen und ob es regelmäßige Teamtage gibt.

Diese Maßnahmen führten zu einer optimierten Nutzung der Büroflächen und einem klaren Regelwerk für die Mitarbeiter.

Desk Sharing öffentliche Verwaltung – Häufige Fragen und Antworten

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing bedeutet, dass Mitarbeitende keine festen Arbeitsplätze/Schreibtische mehr haben, sondern je nach Bedarf ihren Arbeitsplatz buchen können. Dieses Modell fördert Flexibilität und eine effizientere Nutzung von Büroflächen.

Welche rechtlichen Vorgaben müssen bei der Einführung von Desk Sharing beachtet werden?

Wichtige Grundlagen sind das Weisungsrecht des Arbeitgebers und das Mitbestimmungsrecht des Personalrats (§ 80 BPersVG). Dienstvereinbarungen bieten eine rechtssichere Basis für die Umsetzung.

Welche Hygienemaßnahmen sind bei Desk Sharing wichtig?

Regelmäßige Reinigung der Arbeitsplätze, Bereitstellung von Desinfektionsmitteln und klare Hygienevorgaben sind entscheidend, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen.

Ist Desk Sharing für jede Verwaltung geeignet?

Nicht jede Behörde profitiert gleichermaßen von Desk Sharing. Besonders sinnvoll ist das Konzept jedoch in Verwaltungen, in denen Bürotätigkeiten im Zentrum der täglichen Arbeit stehen.

Wie können Mitarbeitende für Desk Sharing begeistert werden?

Frühzeitige Einbindung, transparente Kommunikation und ergonomische Arbeitsplätze steigern die Akzeptanz. Pilotprojekte können helfen, positive Erfahrungen zu sammeln und Bedenken abzubauen.

Welche Softwarelösung ist für Desk Sharing geeignet?

Sedeo gibt der öffentlichen Verwaltung die Möglichkeit, Desk Sharing erfolgreich im Arbeitsalltag zu etablieren. Sedeo ist DSGVO-konform und so benutzerfreundlich, dass die Mitarbeiter ab dem ersten Tag und ohne weiteren Schulungsaufwand damit zurechtkommen.